Overzicht administratie

2 jaar voordien juli- augustus

• Hebben jullie al een bivakplaats voor de komende twee zomers?
• Op verkenning en opties nemen.
• Een keuze maken, contracten afsluiten en overige opties annuleren.

September - oktober

• Evaluatie vorig bivak
• Bivakvoorbereidingsweekend vastleggen
• Kookploeg zoeken
• Organiseren jullie een spaarsysteem of financiële actie?
• Tentenaanvragen bij de Uitleendienst Kampeermateriaal opsturen vanaf 1 oktober.
• Bij de jeugddienst van je gemeente informeren naar kamp- en/of vervoerssubsidies

Februari - maart

• Kreeg je toezegging voor voldoende tenten? Moet je er elders nog gaan zoeken?

April

• Aanvraagformulieren voor toegang tot het bos in Wallonië en Oostkantons.
• Geplastificeerde stafkaarten bestellen bij Chirojeugd Vlaanderen. We dingen een korting af voor jullie. Hou rekening met een leveringsperiode tot 3 weken.
• Sluit een contract af met een busmaatschappij, De Lijn of NMBS.

Mei-juni

• Is de bivakaangifte binnen bij Chirojeugd Vlaanderen (voor 1 juni)?
• Zijn alle leden aangesloten?
• Worden er avontuurlijke activiteiten gepland die een extra verzekering vragen?
• Zijn de freelance leiding, de kookploeg en hun kinderen al verzekerd?

Juli tot bivak

• Ga je op bivak in Vlaanderen? Minstens 14 dagen voor het bivak moet je je bosactiviteiten aanvragen!
• Overloop eens het volledige draaiboek.
• Neem nog eens contact op met de busmaatschappij om de tijdstippen van vertrek en aankomst te bevestigen.
• Is de EHBO-koffer volledig in orde?
• Medische fiches ophalen en in een map klasseren.
• Heeft iedereen betaald?
• Print een aantal ongevalaangiftes af
• Geef elke leid(st)er een kaartje met belangrijke telefoonnummers.

Het bivak

• Net voor het vertrek: SIS-kaarten van de jongste afdelingen ophalen (of een kopie hiervan).