bivakadministratie

Een bivak organiseren doe je niet zomaar. Er komt wel wat papierwerk bij kijken. Verzekeringen, bosaanvragen, ongevalaangiftes,… Wat moet je juist in orde brengen en wanneer? Alle bivakformulieren vind je op deze website bij administratie.

Enkele jaren voordien: een bivaklocatie vastleggen m.b.v. de standaard huurcontracten.

Begin van het werkjaar: 

• Tenten van de Uitleendienst Kampeermaterialen vanaf 1 oktober
• Tenten van het leger Bij weigering van de Uitleendienst Kampeermateriaal
• Denk na of je met een afdeling of je hele groep naar het buitenland wilt trekken?
• Zet het thema van bivaksubsidies op de agenda van de jeugdraad.

Voor 1 mei (voor een kamp in Wallonië): aanvraag om in het bos te mogen spelen.

Voor 1 juni: je bivakaangifte via het groepsadministratieprogramma. Extra belangrijk voor groepen die naar de Oostkantons trekken!

Eén tot anderhalve maand voor je vertrek:

• Verzekeringen: Zorg ervoor dat elk lid voor het bivak aangesloten – en op die manier ook verzekerd – is. Verzeker ook je kookploeg, je tenten en de aanwezige auto's.
• Bostoegankelijkheid voor 1 mei (Wallonië) en 35 dagen voor je vertrek (Vlaanderen)
• Aanvragen van je kampvuur: minstens 35 dagen voor je kamp vraag je een machtiging aan bij het Agentschap voor Natuur en Bos.
• Stafkaarten bestellen minstens 3 weken voor je vertrek

Zorg dat je dit zeker bijhebt op bivak:

• ongevalsverklaringen: voor elke leid(st)er minstens één exemplaar + extra's voor in de EHBO koffer
• ingevulde medische steekkaart van iedereen die meegaat
• SIS kaarten van alle leden
• het contract van je bivakplaats
• toestemming om in het bos te spelen
• verzekeringsattest (tenten defensie) of toezeggingsformulier (tenten Uitleendienst Kampeermateriaal)
• bivakpermanentie-noodnummer: 03-231 07 95

Ga je op buitenlands bivak? Denk dan hieraan:

Bivaksubsidies

Een vrachtwagen van de gemeente die al het materiaal naar de bivakplaats brengt, vrijetijdspassen die ervoor zorgen dat je ouders een lagere bivakprijs kunt aanbieden, jeugdvakantiesubsidies voor erkende verenigingen, enz. Er is geen eenduidigheid in het Vlaamse subsidielandschap. Ga dus in je gemeente na of er vervoer- of bivaksubsidies voorzien worden. Is dat niet het geval? Laat je vertegenwoordiger in de jeugdraad of de plaatselijke jeugddienst dat zeker eens aankaarten!

Bivakaangifte

Begin mei ontvangt de contactpersoon van jullie Chirogroep (meestal de groepsleiding of de VB) het bivakpakket, deze zit bij de Mix, waarin we je eraan herinneren dat je je bivakaangifte vóór 1 juni in orde moet brengen.

We vragen je bivakgegevens in de eerste plaats om je bij noodgevallen te kunnen bereiken of efficiënt te kunnen ondersteunen, of het nu gaat om een ouder die dringend zijn of haar kind moet bereiken, een (natuur)ramp waarvan we je op de hoogte moeten brengen of een probleem waarvoor jij ons contacteert.

Daarnaast kunnen we met die gegevens het fenomeen bivak iets beter opvolgen en ondersteunen.

Hoe geef je je bivak aan?

Via het groepsaansluitingsprogramma kun je de bivakaangifte digitaal invullen en versturen.

• Ga in het Groepsadministratieprogramma naar het deel voor 'Uitstappen/bivak'.
• Vul de gegevens in.
• Lees hier de handleiding.

Neem je liever een papieren versie mee naar de leidingskring? Download het formulier en print het af. Vergeet het dan alleen niet op te sturen naar Chirojeugd Vlaanderen, Kipdorp 30, 2000 Antwerpen.
Heb je nog vragen? Stel ze aan de bivakspecialist(e).

Bivakverzekeringen

Zorg ervoor dat elk lid voor het bivak aangesloten – en op die manier ook verzekerd – is.

De bijaansluiting

Ook nieuwe leden sluit je aan via het Groepsadministratieprogramma.
Elk aangesloten lid is verzekerd voor burgerlijke aansprakelijkheid. Dat betekent dat elk lid verzekerd is voor schade toegebracht aan derden.
Let op! Als iemand uit de groep schade toebrengt aan een ‘derde persoon’, dan moet je altijd een aangifte doen bij de verzekeringsmaatschappij van de persoon die de schade toebrengt (adres op zijn/haar gezinspolis) én aan de verzekeringsmaatschappij van de nationale polis van de Chiro. Beide verzekeringen of de rechtbank maken vervolgens uit wie wat betaalt.
Je schrijft dus zeker al een brief aan IC verzekeringen nv, Kempische Steenweg 404, 3500 Hasselt (makelaar Chirojeugd-Vlaanderen vzw).

Verzekering voor een beperkte periode van personen, vreemd aan de groep

Die verzekering geeft jullie de kans om personen die niet in jullie groepsverzekering opgenomen zijn toch te verzekeren voor een beperkte periode. Dat geldt onder meer voor kookouders en hun kinderen, tijdelijke leiding, en kinderen die meegaan op bivak maar geen lid zijn van de groep.
Die verzekering ga je aan met het formulier ‘Verzekering voor beperkte periode’.

Ongevalsaangiften

• Zorg dat je op bivak voldoende ongevalaangifteformulieren bijhebt. Je kunt de ongevalsverklaring downloaden.
• Zorg ervoor dat elke leid(st)er altijd zo'n formulier bij zich heeft!
• Voor wie naar het buitenland op bivak gaat, zijn er meertalige ongevalsverklaringen. Dat formulier mag je ook gebruiken als je in Wallonië of in de Oostkantons op bivak bent en als de dokter die het medisch getuigschrift moet invullen geen Nederlands spreekt.

Tekenbeten verzekerd?

Een bivak zonder tekenbeten is zeldzaam aan het worden. Als je tussen april en september in openlucht speelt, loop je een groot risico om gebeten te worden. Is zo'n beet verzekerd? En is de ziekte die je van zo'n teek krijgt, ook verzekerd? Lees de uitleg over de tekenbeten en verzekering en je weet al een stuk meer.

Auto's en verzekeringen

Waarschijnlijk gaan er auto's van de kookploeg of van leid(st)ers mee op bivak en zul je die daar gebruiken. Je kunt daarvoor een tijdelijke omniumverzekering nemen.
Deze verzekering kun je ook afsluiten als je in onze buurlanden op bivak gaat.

Tenten

Als je tenten huurt van Defensie, ben je verplicht om ze te verzekeren! Je moet het bewijs daarvan meenemen naar de kazerne voor je de tenten mee krijgt. Bij tenten van de uitleendienst  of van een andere groep, is het zeker ook aan te raden om deze te verzekeren. Bij een spel of slecht weer kun je snel schade oplopen aan tenten, en dan krijg je na je bivak daarvoor de rekening gepresenteerd.  Elk jaar zijn er groepen met brand- of stormschade en die daardoor één of meerdere tenten moeten terugbetalen aan de eigenaar.  En tenten zijn niet goedkoop, dus vaak gaat het daarbij om hoge bedragen. 

Je kunt nu online een verzekering afsluiten bij de Chiro voor tenten die je huurt. Meer informatie over de risico’s, de opties van de verzekering en de tarieven; vind je bij de info over tenten of ga direct naar het formulier. 

Verder vind je op onze site ook alle algemene info over verzekeringen.

naar boven